Расчетные листы по зарплате

По нормам действующего законодательства расчетный лист обязательно выдается наемному работнику вместе с зарплатой. Его структура строго регулируется, индивидуально работодатель вправе определить только формат и порядок вручения.

В этой статье речь пойдет о принципах и нюансах составления документа и последующего предоставления сотрудникам. А также об ответственности, которую несет работодатель, игнорирующий закон.

Что это за бумага?

В ней отражается детализация выплат, которые были сделаны в адрес наемного сотрудника, а также описание удержаний из дохода. В качестве нормы права выступает статья 136 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней сказано, что при выплате работнику зарплаты наниматель обязуется уведомить его о следующих моментах:

• структура (оклад, премии, компенсации и т. д.);
• общий размер с учетом удержаний;
• срок.

Основной закон по рассматриваемому вопросу – статья 136 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что форма предъявления расчетного листка выбирается нанимателем индивидуально, по его усмотрению.

Кому предоставляется?

Для любого работника в рамках окончательного расчета с ним за месячный период. Такое требование распространяется на все виды выплат, кроме тех, что осуществляются в рамках сотрудничества по гражданско-правовому договору. Дело в том, что такие отношения между сторонами регулируются ГК РФ, где о необходимости информирования подрядчика речи не идет. Если же заказчиком услуг все-таки будет выдан расчетный лист, отношения по ГК РФ могут перерасти в деятельность по ТК РФ.

Как же быть, если в тот или иной отрезок времени наемный сотрудник не получал заработную плату? Например, по причине ухода в отпуск или на больничный? Выдавать его в таком случае не нужно.

Кто занимается оформлением?

В законе не сказано, что какое-то конкретное лицо должно это делать. Поэтому гендиректор вправе выбрать такого человека сам. Чаще всего это работник бухгалтерии или отдела кадров, при этом функции могут быть разделены: составляет квиток одно подразделение, а вручает его – другое. Такие документы обычно не заверяются подписями должностных лиц и управленцев, печать тоже не требуется.

Образец

Как уже отмечалось, работодатель имеет право на самостоятельное утверждение формы, о чем речь идет в статье 136 ТК РФ. Он же разрабатывает сопутствующий документ в виде приказа либо распоряжения. Если используется неутвержденная форма, это прямое нарушение норм закона, которое влечет за собой наложение штрафных санкций по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса административных правонарушений.

Рекомендации по созданию

Структура документа по ч. 1 ст. 136 ТК РФ включает:

Даже если выплаты всегда осуществляются своевременно, в листке расчета содержатся области для отражения информации о компенсациях за несоблюдение со стороны работодателя временных рамок выплат. Ведь эти данные непременно вносятся в листок. Если реквизит отсутствует, это может рассматриваться как нарушение закона. Неудивительно, что ответственное лицо будет вынуждено заплатить штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Особенности передачи

В Трудовом Кодексе Российской Федерации не описывается общий и частный порядок передачи. Министерство труда допускает рассылку по электронной почте. Чиновники советуют закреплять этот факт в коллективном договоре либо в тексте локального нормативного акта.

Работодатель имеет право выдавать сопутствующие документы в бумажном и электронном виде. Во втором случае они могут быть отправлены по адресу почты сотрудника или размещены в персональном кабинете на портале организации.

Некоторые работодатели интересуются, могут ли они делать это с помощью мессенджеров. Ответ на этот вопрос противоречивый. В законе такой порядок не предусмотрен, тем не менее, судебные инстанции допускают такое взаимодействие с сотрудником во всех случаях, кроме тех, когда нужна подпись и печать.

Каковы сроки предоставления?

По ч. 1 работодатель обязуется сообщать сотруднику о структуре зарплаты непосредственно в момент ее вручения. В ч. 6 говорится, что доход должен поступать работнику каждые полмесяца. Логично предположить, что расчетные листки тоже должны направляться сотруднику 2 раза в месяц. По крайней мере, именно такое мнение недавно высказали работники Роструда.

В свою очередь, Минтруд в рамках своего письма от 24 мая 2018 года под номером 14-1/ООГ-4375 дал такие пояснения: если задействуются системы оплаты трудовой деятельности, при которых сотрудники получают оклады или месячные ставки по тарифам, расчетные листки могут быть оформлены с указанием месячной зарплаты.

Говоря простым языком, такие сотрудники могут получать квиток с пояснениями всего лишь раз в месяц. Аналогичные сведения представлены в письме Роструда от 17 сентября 2021 года под номером ПГ/26944-6-1.

Если же имеют место быть прочие системы оплаты труда, когда на заработную плату оказывает влияние фактическая выработка, составление бумаги требуется при каждой выплате.

Если работодатель делает из аванса удержания, этот факт также выступает в качестве основания для предоставления квитка при выплате первой части получки.

Если работник увольняется, ему нужно выдать на руки расчетный лист в день увольнения, о чем гласят нормы статьи 140 Трудового кодекса Российской Федерации. В регламенте сказано, что в рамках прекращения действия трудового договора обязанность работодателя заключается в проведении с сотрудником окончательного расчета в последний рабочий день.

Если же говорить о выплате отпускных, расчетные листки в таком случае не составляются, поскольку отпуск оплачивается в соответствии со средним заработком. Это говорит о том, что такая оплата не равна выплате зарплаты, и основания для выдачи расчетных листов с пояснениями отсутствуют. Специалисты из Роструда подтвердили эту информацию.

Нюансы подтверждения выдачи расчетных листов

В Трудовом кодексе РФ отсутствует регламент порядка предоставления работником поясняющих документов. Нет четкой информации и о вопросе, связанном с необходимостью подтверждения факта выдачи этой бумаги. Но так как игнорирование этого действия влечет за собой наступление ответственности, иметь такое подтверждение все-таки нужно.

Если зарплатные квитки работодатель направляет работникам в электронном варианте, этот факт фиксируется в инструменте рассылки (в почте, мессенджере). Если компания вручает бумажные документы, желательно, чтобы в обмен на них работник ставил свою подпись. Для этих целей можно завести специальный журнал учета или расчетно-платежную ведомость, в которой будет присутствовать дополнительная графа. Еще один способ – оформление документа в двух экземплярах и фиксирование факта его выдачи подписью сотрудника на том из них, что остается у работодателя. По закону этот документ подлежит хранению в течение 6 лет.

Какую ответственность несет работодатель?

Как уже отмечалось, невыдача расчетных листков может послужить основанием для начисления штрафа, поскольку грозит административной ответственностью. В ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ речь идет о следующих суммах:

• юридические лица будут обязаны заплатить штраф в сумме от 30 до 50 тысяч рублей;
• индивидуальные предприниматели и должностные лица несут ответственность на сумму от 1 до 5 тысяч рублей.

Более серьезными суммы становятся в случае вторичного нарушения. Их размеры прописаны во второй части статьи 5.27 соответствующего кодекса и равны:

• 50 000 – 70 000 рублей для предприятий;
• 10 000 – 20 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и работников, отвечающих за выдачу.

Кроме того, руководитель предприятия, который не выдал наемному сотруднику расчетный листок, может не только понести наказание в виде штрафа, но и столкнуться с дисквалификацией – лишением права занимать должность главы предприятия – на 1-3 года.

Таким образом, расчетный лист – достаточно важный документ на любом предприятии, и его отсутствие чревато несением работодателем ответственности и необходимостью оплаты штрафа. В каждом случае порядок его оформления и выдачи имеет свои нюансы, тем не менее, он универсальный и подчиняется регламенту – Трудовому кодексу и прочим нормативным актам. Обращайтесь в нашим юристам по трудовым делам.

Смотрите также:

Материальная ответственность работника за ущерб
Пособие по безработице на 2013 год
Правила оформления сделок с недвижимостью
Объемы ипотеки по итогам 2012 года.
Услуги по судопроизводству